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Le weekend d’intégration ou WEI est un événement incontournable de la vie étudiante, il permet aux étudiants de nouer des liens, d’apprendre à se connaître et d’accueillir la nouvelle promotion entrante. L’organisation d’un tel événement, d’autant plus lorsqu’il se déroule à l’étranger, doit être bien pensé car il restera l’un des meilleurs souvenirs de l’année des étudiants.
Alors pas de panique ! Pour éviter que ce WEI tourne au vinaigre, on a listé les points essentiels à prendre en compte pour la réussite de votre week-end d’inté !
Le budget est indispensable avant tout projet de WEI. Il vous permettra de pouvoir choisir votre destination, le type d’hébergement que vous souhaitez réserver lors du séjour et de définir les activités que vous allez pouvoir programmer. Trouvez les moyens qui permettront à votre association de pouvoir financer ce weekend d’intégration (vente de sweats personnalisés, cagnotte en ligne, sponsors…). Il est nécessaire de bien gérer son budget pour aiguiller le professionnel du tourisme en charge de votre voyage vers un séjour adapté au profil de votre WEI. En moyenne, comptez entre 150€ et 300€ par personne pour 3 jours tout compris.
Prévoyez à l’avance votre projet de weekend d’intégration et fixez une date qui ne sera pas prise par un autre événement plus important. Faites un sondage sur Facebook auprès des participants pour vous assurer de leur disponibilité. Le but est que tout le monde soit présent ! Choisissez un lieu à moins de deux heures de votre campus. Le but n’est pas de passer le weekend dans les transports ! Favorisez une destination de proximité.
Choisissez le type d’hébergement, le mode de transport, la restauration et les animations adaptée à ce séjour et à ses participants. Le bus est le moyen de transport le plus utilisé pour les weekends d’intégration. Le voyage est un élément clé de la réussite de votre WEI, il permet de créer des liens, de vivre un moment absolument débridé et de marquer les esprits !
L’objectif des WEI est de créer des liens entre les étudiants. Les activités doivent être choisies avec précision. La réussite du WEI dépendra de ces animations, il est important qu’elles soient adaptées aux attentes de chacun. Tout le monde doit y trouver son compte et s’amuser. Le WEI permet de relâcher la pression et où chacun peut s’exprimer librement.
Choisissez les bons supports de communication pendant l’organisation de votre weekend d’intégration. Les réseaux sociaux sont les moyens les plus efficaces pour partager votre projet. Vous pouvez aussi utiliser un système de mailing dédié à cet événement ou créer des affiches que vous mettrez en avant dans les coins stratégiques de votre école (cafétéria, entrées des salles de classe ou amphis…).
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