Voyage scolaire

Comment organiser votre voyage scolaire ?

Vous organisez un voyage scolaire à l’étranger ? Suivez nos conseils pratiques !

L’organisation d’un voyage scolaire à l’étranger est un enjeu pédagogique majeur pour les élèves. Ces voyages en groupe facilitent l’intégration des enfants et étudiants et révèlent un atout social majeur dans leur éducation. Les voyages forment la jeunesse ! Ils permettent de découvrir de nouvelles manières de vivre et penser, de pratiquer une langue étrangère et d’apprendre à vivre en communauté dans le cas des voyages scolaires. Le voyage scolaire est une expérience de vie et pour certains une première expérience de voyage dans un autre pays.

L’organisation d’un voyage en groupe peut s’avérer complexe si vous n’en n’avez jamais organisé auparavant. Il est alors préférable de demander conseil à un spécialiste du voyage. Les organismes spécialisés dans l’élaboration de voyages en groupe vous apporteront des conseils au niveau de la logistique des prestations mais aussi dans leurs assemblages selon le programme que vous souhaitez mettre en place. Ces agences peuvent vous proposer un programme détaillé et complet (hébergement, transport, activités…) qui vous soulagera d’un poids certain. La création de voyages « tout compris » fait partie de leur cœur de métier, leur accompagnement pour l’organisation de votre voyage scolaire vous permettra d’avoir une sécurité et une garantie de prestation.

Voici les étapes essentielles à suivre pour organiser votre voyage scolaire à l’étranger :

1. Organisez votre voyage scolaire à l’avance !

Un voyage scolaire ne s’organise pas à la dernière minute, il vous faut dans un premier temps définir la période et la durée de votre voyage en groupe. Les dates d’un voyage scolaire sont déterminées selon les impératifs de l’établissement (examens, période de fêtes …) mais aussi selon les périodes de vacances scolaires. Ces périodes sont souvent prises d’assaut par la plupart des établissements scolaires pour l’organisation de leur voyages de groupe.

Le printemps est par exemple une période à éviter. Il est préférable d’organiser un voyage d’étude entre le mois de septembre et le mois de mars en période de basse saison pour bénéficier de prix avantageux et d’une organisation plus simple du voyage (les disponibilités au niveau des hébergements ou des activités touristiques peuvent changer très rapidement lors des périodes de haute saison). Vous verrez qu’il est plus agréable d’encadrer un groupe de jeunes sur des sites touristiques moins bondés.

Les prestataires sur place seront aussi beaucoup plus disponibles ce qui vous permettra de profiter vous aussi de ce voyage ! Ce projet éducatif permettra aussi de débuter l’année par un temps fort qui pourra être exploité tout au long de l’année. Il est donc nécessaire d’organiser un voyage scolaire en moyenne 6 mois avant la date de départ. L’organisme en charge de votre voyage scolaire pourra dans ce cas vous proposer un séjour adapté à votre groupe et à vos attentes.

2. Choisissez votre destination selon votre programme scolaire

Toutes les destinations possèdent leurs caractéristiques et leurs propres attraits. Il est important de choisir la destination de votre voyage scolaire selon votre programme éducatif ainsi que les valeurs que vous souhaitez transmettre à vos élèves au cours de ce voyage. Choisissez la destination et organisez votre voyage autour d’une thématique pédagogique.

Ex 1 : La Seconde Guerre Mondiale, avec la visite des camps d’Auschwitz-Birkenau
Ex 2 : Rome Antique, avec un séjour scolaire à Rome

3. Choisissez votre type de transport

Le transport doit obligatoirement être assuré par un conducteur professionnel ! Les autocars pour des voyages en Europe, selon votre ville de départ seront plus intéressants financièrement et plus pratiques au niveau de la logistique. Il vous permettra non seulement de vous déplacer de votre ville de départ jusqu’à votre destination mais aussi de vous déplacer dans votre destination entre chaque visite. La durée du trajet ainsi que sa distance seront déterminées au préalable par l’agence en charge de votre groupe afin d’organiser votre séjour par étape et respecter un planning de visites précis.

Vous pouvez aussi choisir de vous déplacer en train ou en avion et de demander à l’organisme responsable de votre voyage une prise en charge par un autocar local lors de votre arrivée dans le lieu de séjour.

4. Choisissez votre type d’hébergement

Organiser un voyage scolaire à l’avance permettra d’avoir le choix des logements dans votre destination. Mais le choix de ces logement dépendra de l’âge de vos élèves et du budget de votre voyage.

Pour l’hébergement des élèves de primaire, privilégiez les hôtels disposant d’un système de restauration sur place.

Pour un voyage d’étude à destination de collégiens, les familles d’accueil sont le meilleur moyen de s’imprégner de la culture et de pratiquer la langue du pays visité, elles sont donc un réel avantage pédagogique lors d’un voyage scolaire.

Pour des étudiants lycéens, les auberges de jeunesses ou hôtels ciblant les jeunes peuvent être de bons modes d’hébergements.

5. Préparez un programme de visites et activités

Les élèves se déplacent lentement, votre planning doit prévoir une certaine marge entre les étapes de votre voyage (les horaires d’entrées aux musées ou attractions, avant et après les repas, le temps de préparation au réveil …).

Prévoir des visites adaptées à vos élèves selon leurs âges. En effet certaines visites peuvent s’avérer ‘longues’ il faut alors rendre ces moments éducatifs ludiques afin d’attirer l’attention des enfants ou adolescents. Prévoyez des moments de détentes encadrés pour les enfants ou des temps libres si votre séjour concerne des adolescents.

Le professionnel du voyage en charge de l’élaboration de votre séjour pourra intégrer des visites touristiques dans votre programme de voyages scolaire.

6. Définissez votre budget

Il est important d’établir un budget groupe pour l’organisation de votre voyage scolaire afin d’aiguiller le professionnel du voyage en charge de votre séjour vers des prestations adaptées au profil de votre groupe. Ce budget comprend l’ensemble des prestations souhaitées pour votre séjour :

Documents obligatoires pour un voyage scolaire

Avant votre départ :

Les documents de base à demander aux parents de vos élèves :

  • Bulletin d’inscription
  • Fiche sanitaire
  • Photocopie de la carte d’identité ou du passeport de l’élève
  • Assurance responsabilité civile individuelle

Pour les séjours en Europe
Pour des voyages en Europe il faudra s’assurer que les élèves mineurs soient en possession d’une autorisation de sortie du territoire signée par leurs responsables légaux, d’une carte européenne d’assurance maladie, d’une autorisation parentale (l’accord d’un des deux parents est suffisant) ainsi qu’une photocopie de la carte d’identité ou du passeport du signataire (si nom du signataire différent il sera obligatoire de fournir une copie du livret de famille et un acte de naissance de l’enfant). Ces autorisations sont obligatoires !

Autres documents pour les séjours hors Europe :

  • Passeport (indispensable !)
  • Formulaire ESTA (séjours aux Etats-Unis)
  • Formulaire AVE (Canada)