Voyage d’entreprise

Comment organiser votre voyage d'entreprise ?

Vous souhaitez organiser un voyage pour les salariés de votre entreprise ? Suivez nos conseils pratiques !

Les voyages d’entreprise sont des voyages en groupe organisés par une société à destination des salariés ou des clients de l’entreprise. Le tourisme d’affaires autour des voyages de séminaire, incentive ou de team building s’est amplement développé au cours des dernières décennies. Il a pour objectif de fidéliser la clientèle d’une entreprise ou de faire participer ses collaborateurs autour d’une expérience sociale forte. Ces voyages permettent de motiver, rapprocher ou récompenser une équipe.

Les étapes à suivre pour l’organisation de votre voyage d’entreprise :

1. Définissez les impératifs des voyageurs

Avant toute chose il est important de définir les contraintes et impératifs des voyageurs pour organiser leur déplacement :

2. Choisissez la destination selon les spécificités de votre voyage d’entreprise

Avant de choisir votre destination, assurez-vous qu’elle corresponde aux besoins de votre voyage d’entreprise. Il est important de vérifier que la période choisie est propice à l’organisation de votre voyage et que vous ne rencontrerez pas un temps exécrable à votre arrivée. N’hésitez pas à demander conseil à un professionnel du voyage ! Votre défi est de trouver la destination idéale pour que ce voyage reste gravé dans la mémoire des salariés de votre entreprise.

3. Choisissez le type de transport

Choisissez un type de transport idéal pour l’acheminement des participants du voyage d’entreprise. Selon la situation géographique de votre destination et selon le budget de votre voyage, définissez le transport adéquat (avion, bus ou train) et veillez à préciser la ville de départ au professionnel en charge de votre voyage de groupe.

4. Choisissez le type d’hébergement et le type de restauration

Choisissez un hébergement qui sera propice à l’accueil d’un groupe et qui pourra répondre aux contraintes de votre organisation de voyage d’entreprise. Favorisez un hôtel proche du centre ville si vous souhaitez organiser des activités touristiques au cœur de la ville ou si vos réunions d’affaires sont prévues en ville par exemple. Vous pouvez aussi choisir de loger vos collaborateurs en résidence de tourisme ou villages vacances selon la destination et la période choisie.

Concernant la restauration, préférez un hôtel proposant des formules en pension complète ou demi-pension si vous souhaitez faire découvrir à vos collaborateurs la finesse des produits locaux dans votre destination. Vous pouvez prévoir une soirée dans un restaurant traditionnel ou un repas en extérieur.

Veillez à préciser les exigences des visiteurs lorsque vous déléguez votre projet au professionnel en charge du votre voyage d’entreprise (nombre de chambres « single », salle de réunion dans l’hôtel…)

5. Choisissez les activités selon la spécificité de votre voyage d’entreprise

Prévoyez les activités adaptées aux profils de vos collaborateurs! N’oubliez pas que des imprévus peuvent apparaître au cours de votre voyage, il est donc important de prévoir un plan de secours en cas de mauvais temps si vous aviez initialement prévu des activités d’extérieur.

Avant le voyage d’entreprise, le chef d’entreprise ou le comité d’Entreprise pourra présenter le programme du voyage lors d’une réunion d’informations avec les salariés.

3 conseils pour réussir votre voyage d’entreprise

1. Le but n’est pas de faire du business au cours de ce voyage, si vous êtes un chef d’entreprise prévoyez un voyage « détente » pour créer une relation de confiance avec vos salariés.

2. La réussite de ce voyage réside dans l’ambiance et la dynamique qui se créera au cœur du groupe. Choisissez une destination qui se prête à l’organisation de votre voyage d’entreprise et déterminez des activités visant à nouer une relation entre vos collaborateurs ou clients.

3. Privilégiez des séjours originaux ! La découverte d’une destination et de sa culture peut être organisée autour d’activités insolites ou à thèmes (ex : œnologie à Porto; à la découverte de l’Irlande; séminaire mystère…). Ce voyage génère de bons souvenirs pour votre entreprise et vos salariés.

Voyage d’entreprise : que dit la loi ?

Pour l’organisation d’un voyage d’entreprise, le dirigeant ou le comité d’entreprise (dans le cas des entreprises comprenant au moins 50 salariés) se doit de travailler directement avec un prestataire local, une agence de voyages ou un tour opérateur.

En effet, dans le cas où l’entreprise en question n’est pas elle même spécialisée dans l’organisation de voyages, cette dernière ne disposera pas des compétences et des droits en matière d’organisation de séjours (garantie financière, agrément, habilitation). Tous les comités d’entreprise ne disposent pas d’une garantie financière ni d’un agrément de tourisme pour l’organisation de voyages tout compris. Bien qu’ils soient en charge de l’organisation des activités pour les professionnels en entreprise, le recours à des professionnels du tourisme est nécessaire pour la mise en place du voyage.

Travailler avec une agence spécialisée engage alors l’entreprise vis-à-vis des salariés. Il est donc essentiel de passer par un professionnel en la matière qui pourra vous proposer un voyage personnalisé et adapté à votre groupe.

Pourquoi avoir recours à un professionnel du voyage ?

Le professionnel du voyage sera en charge de la mise en place et dans l’assemblage de toutes les prestations du voyage de groupe dans la destination choisie. Il prendra en compte les spécificités de votre entreprise et vous guidera dans l’organisation d’un voyage adapté à vos besoins.

Il existe divers voyages d’entreprise organisés et chacun possède sa propre spécificité :

  • Les voyages incentive pour motiver vos équipes ou les récompenser
  • Les voyages de séminaire pour créer une cohésion et un esprit d’équipe dans votre entreprise
  • Les voyages team-building pour construire une équipe et donc permettre à vous et vos collaborateurs de se connaître pour créer une équipe soudée et performante

L’avantage d’avoir recours aux conseils d’un professionnel du tourisme est de pouvoir proposer à vos collaborateurs ou clients une offre complète et adaptée à l’objectif principale du séjour ainsi que de bénéficier d’une sécurité dans l’organisation avant pendant et après votre voyage.

Pour les entreprises ne disposant pas de comité d’entreprise le temps manque aux dirigeants dans la mise en place d’un tel projet. L’objectif de ces voyages d’entreprise est de créer une relation entre le dirigeant et ses salariés et non de laisser la gestion des aléas par le chef d’entreprise. Le fait de passer par une agence offre la possibilité à l’employeur de partir l’esprit libre et de se concentrer sur son équipe.

Organiser un tel voyage de groupe n’est pas à la portée de n’importe qui, il est préférable de laisser cette mission aux professionnels du voyage : c’est leur métier ! L’équipe Generation Voyage vous accompagne dans l’organisation de votre voyage de groupe d’entreprise.