Voyage étudiant

Comment organiser un voyage étudiant ?

Vous avez prévu d’organiser un voyage de groupe étudiant ? Quelles sont les étapes à suivre pour le bon déroulement de votre voyage ?

Vous êtes un BDE ou une bande de potes et vous avez prévu d’organiser un voyage de groupe étudiant dans votre université ou votre école ? Plus d’excuses pour allier fête et voyage pendant vos études, cet état d’esprit est désormais ancrée dans les mœurs de notre société. L’organisation d’un voyage de groupe étudiant n’est pas de tout repos, elle demande de suivre un programme précis qui vous permettra de mettre en place les activités et autres prestations prévues pour votre séjour. Nous vous donnons quelques conseils pour éviter toutes mauvaises surprises !

Les différents types de voyage étudiant :

Weekend d’intégration ou WEI : Véritable institution, c’est un séjour prévu en début d’année pour intégrer la nouvelle promotion. Le meilleur moyen de rencontrer ses futurs collègues de bar (ou de bibliothèques…)
Spring break : Tradition américaine, un séjour festif pendant les vacances de printemps devenu une véritable religion pour les étudiants.
Snow break : Séjour type Spring break adapté à la période hivernale pour des séjours ski et autres activités de sports d’hiver.
Weekend de désintégration ou WED : Séjour plus ou moins long qui permet de terminer une année en beauté en fêtant les vacances et la réussite (ou non) de son diplôme.
Séjours sportifs ou culturels : Séjours organisés pour des voyages de classe. Il vous permettra de découvrir votre groupe et vos professeurs dans un tout autre contexte.

Nous vous conseillons de faire appel à un professionnel du voyage ! Vous éviterez ainsi toute confusion dans l’organisation de votre voyage étudiant et aurez la garanti d’un voyage organisé et sur-mesure.

Les étapes pour organiser un voyage étudiant à l’étranger :

1. Communiquez sur votre projet

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un voyage étudiant il est important de mesurer la faisabilité de votre projet. Vous devez communiquer autour de ce voyage afin de déterminer les contraintes que vous pourriez rencontrer. Il est donc nécessaire de savoir au préalable si les étudiants vous suivront dans votre projet. Déterminez des supports de communication adéquats (affiches, publications sur les réseaux sociaux, questionnaires…) pour informer les étudiants impliqués.

Cette communication vous permettra de déterminer les éléments essentiels que vous fournirez à l’agence en charge de votre groupe :

Le nombre de participants
Les dates de votre voyage étudiant
La destination
Le budget par personne
Type de voyage
Les activités prévues sur place

2. Votre destination

Selon les réponses de votre questionnaire et le budget de chaque étudiant vous pourrez déterminer votre destination.

3. Le transport

Choisissez un type de transport adapté à votre groupe. Le bus est le moyen de transport le plus utilisé (et le plus économique) pour les voyages étudiants. Préférez la location d’un bus pour votre groupe d’étudiants. Vous pourrez voyager dans la bonne humeur sans risquer de gêner les autres voyageurs. Votre voyage étudiant commence dès le départ, le transport ne doit donc pas être négligé, il constitue une expérience phare de votre voyage.

4. L’hébergement et la restauration

Résidences étudiantes, locations meublées, auberges de jeunesse, hôtels… recherchez l’hébergement qui pourra coller avec le thème de votre voyage étudiant. Privilégiez les logements proches des quartiers qui bougent pour rentrer plus vite à la fin de vos soirées !

Faire la fête, ça creuse ! Prévoyez une formule pension complète qui vous évitera de prévoir vos repas du midi et du soir, vous aurez juste à vous mettre « les pieds sous la table ». Si vous souhaitez rester libre de vos envies culinaires pendant votre séjour, préférez une formule petit-déjeuner ou demi-pension.

6. Les activités et soirées

Selon le thème de votre voyage étudiant, vous pourrez choisir de proposer aux participants des activités pour rythmer votre séjour. Que pensez-vous d’un accès à une soirée sur les pistes type « Folie Douce » pour l’organisation de votre Snow Break ?

Vous avez des exigences particulières pour vos soirées ? Le professionnel en charge de votre voyage étudiant pour vous dégoter les meilleurs plans, réductions ou gratuités sur vos entrées en boîte de nuit, boissons ou activités de groupe !

Documents nécessaires à demander à chaque participant avant votre voyage

Un bulletin d’inscription au voyage: nom, prénom, coordonnées, téléphone, mail, activités choisies
Attestation d’assurance
Règlement de la totalité du voyage + caution
Une décharge parentales pour les étudiants mineurs
Une photocopie de la carte d’identité

Ces documents sont indispensables pour la mise en oeuvre du projet ! Prévoyez une marge de manœuvre avant votre départ pour recueillir toutes ces informations.

Organiser un voyage étudiant à l’étranger en solitaire ?

Vous pouvez organiser votre voyage de groupe étudiant sans faire appel à un professionnel. L’élaboration d’un tel événement demande du temps et une organisation minutieuse.

1. Définissez les rôles de chacun avant de vous embarquer dans votre projet ! Chaque membre doit être responsable d’un pôle précis pour éviter toutes confusions : communication, hébergement, logistique, activités, transport…

2. Planifiez vos tâches et préparez des réunions régulières pour vous tenir informé de l’évolution du projet.

3. Organisez ce projet dans la bonne humeur ! Réunissez vous autour d’un verre pour discuter de ce voyage. La mise en place de ce séjour ne doit pas devenir une contrainte pour les organisateurs, vous risqueriez de transformer cet événement festif en un véritable cauchemar.

4. Profitez de cette expérience pour vous valoriser professionnellement ! L’organisation d’un tel projet peut être un véritable atout pour votre avenir professionnel.

Quoi qu’il en soit vous pouvez éviter les tracas de l’organisation en demandant conseil à un professionnel de la planification de voyages étudiants.

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